Kesälomakauden päättyessä ja loppuvuoden toimintaa suunniteltaessa on hyvä pohtia, olisiko organisaatiossa tarvetta suorittaa tietosuoja-auditointi. Auditin tavoitteena on varmistua siitä, että organisaation käytänteet ja toiminnot myös tosiasiallisesti täyttävät niille tietosuojalainsäädännössä asetetut vaatimukset. Tarkastuksen voi suorittaa joko itsenäisesti tai ulkopuolisen asiantuntijan avustuksella.
Tietosuoja-auditoinnilla on useita hyötyjä. Sen avulla voidaan muun muassa:

• Varmistaa ohjeistusten ja käytäntöjen vaatimustenmukaisuus ja ajantasaisuus
• Havaita tietosuojaan liittyviä prosesseja, jotka kaipaavat tehostamista
• Välttää riskien aktualisoituminen havaitsemalla tietosuojaan liittyviä heikkouksia
• Noudattaa tietosuoja-asetuksen osoitusvelvollisuuden periaatetta yhdessä tietosuojadokumentaation ja sen implementoinnin kanssa

Tarkastusta ei aina tarvitse kohdistaa kaikkeen organisaation toimintaan samanaikaisesti. Kun audit suoritetaan yhdelle toiminnolle kerrallaan, voidaan myös tarkastuksessa mahdollisesti havaittavat parannustarpeet ja kehittämissuositukset toteuttaa huolellisesti. Auditoinnin suorittamisen vakiintuessa siitä tulee osa organisaation toimintakulttuuria, ja auditin kohdetta on helpompi lähteä laajentamaan. Resurssien salliessa tarkastus voidaan toki suorittaa myös kokonaisvaltaisemmin. Molemmissa lähestymistavoissa on etunsa, ja toimintatavan valinta on aina organisaatiokohtaista.

Myös auditin ajoittaminen ja tiheys riippuvat auditoitavan organisaation tietosuojatarpeista, joihin voivat vaikuttaa mm. organisaation koko ja toimialue. Esimerkiksi aloittelevien tai toimintaansa laajentavien organisaatioiden kohdalla voi olla suositeltavaa suorittaa tarkastus aina, kun uusi toiminto tai prosessi on valmis testattavaksi. Samoin kohdennettu tarkastus voidaan suorittaa tilanteessa, jossa jonkin organisaation toiminnon jostain syystä arvioidaan muodostavan potentiaalisen tietosuojariskin. Usko hyvästä tietosuojasta on usein vaarallisempaa kuin tieto huonosta, joten herääviin epäilyksiin on syytä suhtautua vakavasti.

Tietosuojaa koskevan oikeuskäytännön sekä esimerkiksi Euroopan tietosuojaneuvoston ohjeiden määrän lisääntyessä jatkuvasti, toiminnoiltaan vakiintuneet sekä tietosuojansa kertaalleen vaatimustenmukaiseksi saattaneet organisaatiot hyötyvät esimerkiksi vuosittaisista tietosuoja-auditeista. Tietosuoja on jatkuva velvoite, joka tulee huomioida säännöllisesti.

Toimistomme tarjoaa joustavaa konsultointia tietosuojaan liittyen sekä myös valmiita tietosuojapaketteja, joihin voit tutustua täällä. Ota rohkeasti yhteyttä, mikäli tietosuoja-auditointi on organisaatiossanne ajankohtaista, tai mikäli haluat kuulla lisää palveluistamme.